Arbeitsrechtliche Compliance
Compliance steht allgemein für die Einhaltung aller gesetzlichen Ge- und Verbote und Richtlinien
Was ist Compliance im Arbeitsrecht?
Arbeitsrechtliche Compliance – was ist das genau? “Compliance, das ist doch nur so eine neue Erfindung der Anwälte für ein neues Geschäftsfeld“. Dieser nicht mehr so aktuelle Vorwurf eines über Jahrzehnte erfolgreichen Gesellschafter Geschäftsführers stand im Raum anlässlich einer Besprechung der Unternehmensleitung und der anwaltlichen und steuerlichen Berater des Unternehmens zum Jahresabschluß. Nur 1o Monate später durchsuchten Beamte des Zolls und der Steuerfahndung Geschäftsräume der Zentrale und der Niederlassungen und die Wohnungen und Häuser der Mitglieder der Geschäftsführung und der Personalverantwortlichen.
Im Raum stand der Vorwurf im großen Umfang Scheinselbständige beschäftigt zu haben. Es drohten Forderungen der Rentenversicherung in siebenstelliger Höhe, Forderungen des Finanzamtes bei Lohn- und Umsatzsteuer und Freiheitstrafen bei den verantwortlichen Organen. Was war passiert, oder vielmehr, was war nicht passiert? Wir erinnern uns, „Compliance als anwaltliches Geschäftsmodell“, oder doch eher „verantwortliches Risikomanagement“? Eine größere Zahl von Subunternehmern war aus Sicht der Rentenversicherung in die Scheinselbständigkeit gerutscht und niemand hatte es kommen sehen. Das Risiko war schlicht nicht im Fokus. Was hätte Compliance geändert? Vornehmlich ist der Begriff “Compliance” ein amerikanischer Rechtsbegriff und umschreibt die Sicherstellung rechtskonformen Verhaltens innerhalb eines Unternehmens.
Compliance ist eine wesentliche Managementaufgabe, deren Erfüllung nicht vernachlässigt werden darf, da die Geschäftsleitung für gesetzeswidriges Verhalten der Mitarbeiter haftet oder auch strafrechtlich belangt werden kann, wenn die Regelverstöße der Mitarbeiter auch auf pflichtwidrig fehlende Compliance-Strukturen bzw. Kontrollen der Unternehmensleitung zurückzuführen sind. Eine funktionierende Compliance-Struktur innerhalb eines Unternehmens erfüllt daher eine wichtige Schutzfunktion für das Unternehmen und seine Verantwortungsträger. Risiken in Form von Sanktionen und Rufschädigungen werden vermieden oder zumindest erschwert. Arbeitsrechtliche Compliance: Gerade im Arbeitsrecht existieren Dutzende von Schutzvorschriften und Regelungen, die es zu beachten gilt. Die Regelungen zum Mindestlohn, der Arbeitszeit, zur Arbeitnehmerüberlassung, die Vorschriften zur Antidiskriminierung, zur Tariffreiheit und Mitbestimmung im Betriebsverfassungsrecht oder tarifvertragliche Vorschriften, um nur einige wenige zu nennen.
Compliance im Arbeitsverhältnis
Arbeitsrechtliche Regelungen bestimmen die Arbeit der Personalverwaltung und des Unternehmens. Compliance im Arbeitsrecht spielt daher eine immer wichtiger werdende Rolle, gerade auch im Rahmen der Personalverwaltung. Von Beginn über Dauer bis hin zum Ende und der Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses. Bereits bei der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses helfen Compliance-Richtlinien, Risiken und Fehler zu vermeiden. Insbesondere durch die Einhaltung des durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts geprägten Fragenkatalog „Was darf ich als Arbeitgeber fragen und was nicht?” werden erhebliche Risiken vermieden. Die Ouvertüre im Bewerbungsverfahren setzt sich im laufenden Arbeitsverhältnis fort. Eine Vielzahl von Vorschriften bestimmen insbesondere den Umgang des Arbeitgebers mit den Mitarbeitern.. Compliance im Arbeitsrecht ist also ein ständiger Begleiter. Auch in der arbeitsvertraglichen Gestaltung und bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind Compliance-Richtlinien ein weiterer Bestandteil, so etwa rund um die Vorschriften der DSGVO oder bei der Frage der Nutzung elektronischer Daten, etwa zur Zeiterfassung im Homeoffice in Zeiten von Corona.
Kontrolle durch Organisation
Wie können Unternehmen Compliance-Richtlinien kontrollieren und durchsetzen? Die Lösung basiert auf mehreren Säulen:
- – Prävention
- – Kontrolle
- – Sanktionen
Prävention – Arbeitsrechtliche Compliance
Prävention bedeutet, dass sich das Unternehmen zur Durchsetzung seiner Compliance-Richtlinien einer guten Organisation versichert. Hierzu ist das Unternehmen angehalten, eine spezifische und effektive Compliance-Organisation auf die Beine zu stellen, die mit sachlichen und personellen Ressourcen ausgestattet ist. Diese geschaffene Organisation muss darauf achten, dass das Regelwerk der Unternehmenskultur entspricht und diese fördert. Der ethische Anspruch des Unternehmens und die sonstigen unternehmerischen Ziele, aber auch das Verständnis der Unternehmensleitung und der weiteren Mitarbeiter sollten aufeinander abgestimmt sein. Diese Regeln erstrecken sich im Idealfall auch auf die Zusammenarbeit mit eigenen Lieferanten, Subunternehmern, Beratern und Kunden. Sie helfen dem Unternehmen auch solche Risiken im Fokus zu behalten, die aus der Zusammenarbeit mit Dritten resultieren, so etwa das Risiko der Scheinselbständigkeit.
Kontrolle
Kontrolle der Einhaltung der Regeln ist unabdingbar. Neben der Schaffung einer spezifischen und effektiven Compliance-Organisation und der Aufstellung eines maßgeschneiderten Regelwerks ist die Kontrolle der Einhaltung der Regeln die zweite Säule einer guten Compliance-Organisation. Diese Aufgabe sollte, nach entsprechender Schulung, von der Unternehmensführung und von leitenden Angestellten übernommen werden. Neben der unmittelbaren Kontrolle durch die Beauftragten des Unternehmens kommt auch die Einführung einer Mitarbeiterselbstkontrolle etwa durch die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, oder aber die Einbindung des Betriebsrats in die Kontrolle, durch Erteilung eines entsprechenden Mitspracherechts, da dieser regelmäßig das besondere Vertrauen der Arbeitnehmerschaft genießt.
Sanktion
Sanktion als Folge des Verstoßes ist unerlässlich. Die Sanktion des Mitarbeiters, der gegen die Complianceregeln verstößt, kann auf verschiedenen Stufen erfolgen. Dies reichen von der bloßen Ansprache oder Ermahnung über die arbeitsrechtlich relevante Abmahnung, bis hin zur ordentlichen oder gar außerordentlichen Kündigung. Aber auch die Zusammenarbeit mit Dritten kann Gegenstand des Regelverstoßes sein und ist dann entweder für die Zukunft regelkonform gestaltbar oder ansonsten zu beenden. Sanktion im Sinne einer Rechtsfolge kann aber auch die Einführung eines modifizierten Compliancesystems sein, um die festgestellten Versäumnisse in der Zukunft ggf. schon früher zu identifizieren. Im Idealfall kontrolliert sich Compliance im Hinblick auf seine Effektivität selbst und ständig. Im Negativfall dient sie nur als – gefährliches – Feigenblatt. Eine Complianceorganisation sollte nie nur ein Papiertiger sein. Im Falle eines Strafverfahrens wirkt der Vorwurf mangelnder Überwachung und Effizienz schwerer als der Bonus für ein – nur auf dem Papier bestehenden – Compliancesystems.
Fazit – Arbeitsrechtliche Compliance
Im Mittelpunkt der Compliance im Arbeitsrecht stehen wichtige Vorschriften. Diese betreffen u.a.:
- die Fürsorge des Arbeitgebers und den allgemeinen Arbeitnehmerschutz,
- den Arbeitnehmerdatenschutz,DSGVO,
- das Arbeitszeitrecht,
- die Mitarbeiterüberwachung,
- die Auflösung von Dienstverhältnissen und die Einstellung von Mitarbeitern,
- die Einhaltung der sozialversicherungsrechtlichen und lohnsteuerlichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Aufnahmen und Abwicklung von Arbeitsverhältnissen,
- oder der Beauftragung von Sub-Unternehmern,
- die Arbeitnehmerentsendung,
- die Arbeitnehmerüberlassung,
Heute dürfte, vor dem Hintergrund der international bekannten Compliance Fälle von Siemens über VW Diesel und unzählige mehr, hinreichend deutlich sein, dass die Nichtbeachtung von Gesetzen und selbst festgelegten Regelungen zu existenzbedrohenden Sanktionen für das Unternehmen und die persönlich Verantwortlichen führen. Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen im Rahmen interner Untersuchungen (internal investigation) Risiken aufzudecken und zukünftig zu vermeiden. Wir begleiten Sie im Rahmen von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren und helfen Ihnen bei dem Aufbau eines effizienten Compliancesystems. Die Unterstützung und Beratung unserer Mandanten in Compliance Fragen ist ein integraler Bestandteil unserer arbeitsrechtlichen Beratung, bei der im Übrigen auch die strafrechtliche Prävention oder Verteidigung seit Jahrzehnten erfolgreich eingebunden ist. Lassen Sie sich gerne von unseren Experten zum Thema Arbeitsrechtliche Compliance beraten!